1.Qui est responsable de vos renseignements
Gestion Immobilière Redex inc., qui exploite le service sous le nom « Gestion Redex », est responsable des renseignements personnels recueillis par ce site et par le portail usager. La personne chargée de la protection des renseignements personnels peut être jointe à info@gestionredex.com.
Cette politique s'applique à ceux qui visitent le site, créent un compte, utilisent le portail ou communiquent avec nous. Elle se lit avec nos conditions d'utilisation.
2.Deux situations à distinguer
Selon le cas, nous n'avons pas le même rôle :
- Les renseignements sur vous, l'usager (nom, courriel, entreprise, facturation, utilisation du service) : nous en sommes responsables et nous décidons de leur usage.
- Les renseignements que vous saisissez sur vos locataires, candidats, fournisseurs et mandants : c'est vous qui décidez de les recueillir et de les utiliser. Nous les traitons uniquement pour vous fournir le service, selon vos instructions, comme fournisseur de service.
Un locataire qui veut exercer ses droits sur son dossier doit d'abord s'adresser à son propriétaire ou gestionnaire. Si on nous écrit directement, nous transmettons la demande au gestionnaire concerné, sauf si la loi nous demande d'y répondre nous-mêmes.
3.Ce que nous recueillons
- Compte : nom (ou entreprise), courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée et non lisible), rôle et accès accordés à vos délégués.
- Connexion avec Google : si vous choisissez cette option, nous recevons votre nom, votre adresse courriel et votre identifiant Google. Nous n'obtenons pas votre mot de passe Google.
- Contenu que vous ajoutez : immeubles, logements, baux, locataires, paiements, photos, documents, messages, notes et factures, ainsi que les renseignements personnels qu'ils contiennent.
- Facturation : le forfait choisi, les dates et les montants. Les numéros de carte sont saisis chez notre fournisseur de paiement ; nous ne les voyons ni ne les conservons.
- Utilisation du service : journaux techniques (adresse IP, type d'appareil et de navigateur, dates et pages consultées, erreurs) et, pour l'assistant d'intelligence artificielle, un compteur d'utilisation.
- Échanges avec nous : les messages que vous nous envoyez et nos réponses.
Nous ne recueillons pas de renseignements sensibles sur vous au-delà de ce qui précède. Les renseignements sensibles que vous choisissez d'inscrire au dossier d'un locataire (pièces d'identité, enquête de crédit) relèvent de votre responsabilité et sont traités selon la section « Vos obligations » ci-dessous.
4.Pourquoi nous les utilisons
- Créer et gérer votre compte, vous authentifier et sécuriser l'accès.
- Fournir les fonctions du service : suivi des loyers et des paiements, baux, renouvellements, maintenance, messagerie, génération de documents et rapports.
- Envoyer les courriels et les documents que vous déclenchez depuis le service.
- Facturer votre abonnement et traiter les paiements.
- Assurer le soutien, corriger les erreurs et améliorer la fiabilité et la sécurité du service.
- Prévenir la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales.
- Vous communiquer des avis importants (sécurité, facturation, changements aux conditions).
Nous n'utilisons pas vos données ni celles de vos locataires pour de la publicité, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
5.Consentement
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, donné en créant votre compte et en utilisant le service, ou lorsque la loi le permet sans consentement (par exemple pour respecter une obligation légale). Vous pouvez retirer un consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles ; le retrait peut toutefois nous empêcher de vous fournir certaines fonctions.
Pour les renseignements que vous saisissez sur des tiers, vous devez obtenir leur consentement ou vous appuyer sur un motif légitime, comme la loi l'exige (voir « Vos obligations »).
6.Avec qui nous partageons
Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements. Nous les communiquons seulement aux fournisseurs dont le service est nécessaire au fonctionnement du portail, et seulement dans la mesure utile à leur fonction :
- Hébergement et base de données : Supabase (base de données et stockage de fichiers) et Vercel (hébergement de l'application).
- Paiements : Stripe, pour l'abonnement et les paiements en ligne.
- Courriels : Resend et, si vous connectez votre compte, Gmail de Google, pour envoyer les messages que vous déclenchez.
- Signature électronique : DocuSign et SignWell, pour les documents que vous envoyez à signer.
- Intelligence artificielle : Anthropic et Google (Gemini), pour l'assistant et la génération de textes.
- Authentification et fichiers : Google, pour la connexion avec Google et, si vous l'activez, le stockage de documents.
- Serrures et accès connectés : Seam, si vous utilisez cette fonction.
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements à un conseiller professionnel soumis à la confidentialité, à une autorité lorsque la loi l'exige, ou à l'acquéreur éventuel de notre entreprise, sous engagement de confidentialité. Nous exigeons de nos fournisseurs une protection raisonnable des renseignements et un usage limité à leur mandat.
7.Données Google
Si vous connectez votre compte Gmail, nous demandons uniquement l'autorisation d'envoyer des courriels (gmail.send). Elle sert à expédier depuis votre adresse les factures, avis et documents que vous déclenchez. Nous ne lisons, ne modifions ni ne supprimons aucun courriel de votre boîte de réception.
Le jeton d'accès fourni par Google est conservé de façon sécurisée, uniquement pour ces envois. Vous pouvez le supprimer en tout temps en déconnectant Gmail dans les réglages, ou en retirant l'accès depuis votre compte Google.
L'utilisation et le transfert à toute autre application des renseignements reçus des API de Google respectent la Politique de Google sur les données des utilisateurs des services d'API, y compris ses exigences d'utilisation limitée. Aucune donnée Google n'est vendue, utilisée pour de la publicité ni transmise à des tiers, sauf si c'est nécessaire pour fournir la fonction que vous avez demandée.
8.Assistant d'intelligence artificielle
Quand vous utilisez l'assistant, le texte de votre demande et les données de votre compte nécessaires pour y répondre sont transmis à notre fournisseur d'intelligence artificielle. L'assistant n'accède qu'aux données de votre propre compte.
Nous n'utilisons pas ces échanges pour entraîner des modèles. Une action qui modifie vos données ou envoie un message à un tiers demande votre confirmation. Aucune décision exclusivement automatisée n'est prise à l'égard d'un locataire ou d'un candidat.
Évitez d'y inscrire des renseignements dont vous n'avez pas besoin (numéros d'assurance sociale, de carte de crédit, mots de passe).
9.Où sont vos renseignements
Notre base de données principale est hébergée au Canada. Certains fournisseurs mentionnés plus haut (hébergement applicatif, paiements, courriels, intelligence artificielle) peuvent traiter des renseignements en dehors du Québec, notamment aux États-Unis.
Avant de communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée exigés par la loi et nous nous assurons, par contrat, qu'ils recevront une protection adéquate.
10.Combien de temps nous les gardons
- Compte et contenu : pendant la durée de votre abonnement.
- Après la fermeture du compte : vous avez 30 jours pour demander l'exportation de vos données ; elles sont ensuite supprimées ou anonymisées.
- Registres légaux (par exemple factures et pièces de nature fiscale) : le temps que la loi l'exige.
- Journaux techniques : une durée limitée, nécessaire à la sécurité et au dépannage.
- Sauvegardes : les copies de sauvegarde disparaissent selon leur cycle normal de rotation.
Quand un renseignement n'est plus nécessaire, nous le détruisons ou l'anonymisons de façon sécuritaire.
11.Comment nous les protégeons
- Échanges chiffrés entre votre appareil et le service (HTTPS).
- Mots de passe conservés sous forme chiffrée irréversible.
- Cloisonnement des comptes : un usager ne voit que ses propres données, et la base de données refuse l'accès direct non autorisé.
- Accès limités aux personnes qui en ont besoin.
- Mise à jour régulière des composants du service.
Aucune mesure n'élimine tout risque. Choisissez un mot de passe unique, protégez vos appareils et ne partagez pas vos accès.
12.Incidents de confidentialité
Si un incident touche des renseignements personnels et présente un risque de préjudice sérieux, nous prenons rapidement les mesures pour en réduire les conséquences, nous avisons la Commission d'accès à l'information et nous vous en informons pour que vous puissiez, au besoin, aviser vos locataires ou d'autres personnes touchées. Nous tenons un registre des incidents, comme la loi l'exige.
13.Vos droits
Vous pouvez, sur demande écrite à info@gestionredex.com :
- savoir si nous détenons des renseignements sur vous et y avoir accès ;
- faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
- retirer votre consentement à certains usages ;
- demander la suppression de vos renseignements ou la fermeture de votre compte ;
- obtenir vos données dans un format structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
- vous informer des fournisseurs auxquels nous communiquons vos renseignements.
Nous répondons par écrit, normalement dans les 30 jours de la demande. Nous pouvons vérifier votre identité avant de donner suite. Si nous refusons, nous vous en indiquons les motifs et vos recours.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
14.Vos obligations quand vous saisissez des renseignements sur des tiers
Si vous utilisez le portail pour gérer des locataires, des candidats ou des fournisseurs, c'est vous qui répondez de ces renseignements. Vous devez notamment :
- ne recueillir que ce qui est nécessaire à la gestion locative ;
- obtenir un consentement clair avant une enquête de crédit ou une vérification semblable ;
- informer les personnes de l'usage de leurs renseignements et de leurs droits ;
- protéger l'accès à votre compte et à ceux de vos délégués ;
- répondre aux demandes d'accès ou de correction de vos locataires, avec notre aide raisonnable ;
- ne pas utiliser ces renseignements pour discriminer ni pour du démarchage non autorisé.
15.Témoins et stockage local
Nous utilisons des témoins essentiels : celui qui maintient votre session ouverte (sans lui, vous ne pourriez pas rester connecté) et ceux qui protègent le service. Nous mémorisons aussi dans votre navigateur vos préférences d'affichage, comme le thème.
Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni de suivi inter-sites. Vous pouvez supprimer les témoins dans votre navigateur ; vous devrez alors vous reconnecter.
16.Mineurs
Le service s'adresse à des professionnels et à des propriétaires majeurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans ; si vous croyez que c'est arrivé, écrivez-nous pour que nous les supprimions.
17.Changements à cette politique
Nous pouvons mettre cette politique à jour, par exemple quand nous ajoutons un fournisseur ou une fonction. La date de version en haut de la page indique la dernière révision. En cas de changement important, nous vous en avisons par courriel ou dans le service avant qu'il s'applique.
18.Nous joindre
Pour une question, une demande d'accès, de correction ou de suppression, ou pour signaler un problème de confidentialité :
- Gestion Immobilière Redex inc. · info@gestionredex.com · www.gestionredex.com